Comment organiser un déplacement professionnel à l’étranger ?

Pour votre travail, vous êtes amené à vous déplacer dans un pays voisin, en Europe, ou sur un autre continent ? Il est primordial d’être bien organisé pour que votre séjour se déroule au mieux. J’ai eu l’opportunité de préparer l’un de mes voyages en Roumanie pour le travail que j’exerçais, et j’ai beaucoup appris grâce à cet exercice. Je vous délivre dans cet article plusieurs conseils afin d’organiser votre déplacement professionnel à l’étranger.

Business men et women à la descente de l’avion
© Flickr – thinkpanama

Conseil n°1 : Préparez précisément votre planning

Commencez par définir la destination où vous vous rendrez, et définissez notamment la rue ou le quartier où vous aurez rendez-vous. Idéalement, vous pourrez ensuite sélectionner un hôtel situé à proximité.

Organisez-vous de façon à ce que vous puissiez réaliser votre travail dans les temps impartis et évitez de réaliser des allers-retours dans les quatre coins d’une ville si vous pouvez centraliser tous vos rendez-vous dans un seul lieu.

Le plus simple est d’indiquer dans votre agenda tous les événements majeurs de votre séjour, selon les horaires, puis de définir ensuite la liste de vos besoins comme la réservation d’un taxi à une heure précise.

Avant de passer à l’étape suivante, vérifiez que vos vaccins et que vos papiers soient à jour (passeport en cours de validité, demande éventuelle de visa etc…).

Agenda / Organizer
© Flickr – Natasha Mileshina

Conseil n°2 : Organisez-vous le plus tôt possible pour faire les réservations

Pour que votre séjour se déroule bien, il est conseillé d’effectuer les réservations des différentes prestations le plus tôt possible, environ 6 à 8 semaines à l’avance. Cette recommandation est d’autant plus importante si vous partez dans un pays lointain.

Vous pourrez ainsi profiter des prix les plus bas, vous pourrez sélectionner les prestations dont vous avez besoin sans prendre le risque que le nombre de places soit épuisé, et vous partirez l’esprit serein, en ayant pris le temps de régler tous les détails liés à l’organisation de votre voyage.

En ce qui concerne votre billet de train ou d’avion, sélectionnez plutôt un trajet modifiable et remboursable, au cas où les dates de votre voyage seraient amenées à être modifiées.

Vérifiez également que la gare ou l’aéroport est bien desservi par les transports, ou organisez-vous afin de rejoindre facilement votre destination finale.

Enfin, en ce qui concerne l’hôtel, dirigez-vous idéalement vers une chaine reconnue pour sa qualité, ou lisez les avis afin d’être sûr de sélectionner un hébergement confortable, et qui dispose de tous les services dont vous aurez besoin sur place (wifi etc…).

Pour être prêt, documentez-vous sur les us et coutumes du pays dans lequel vous allez, prenez connaissance du décalage horaire, ainsi que du climat, de façon à ne pas avoir de mauvaise surprise une fois arrivé sur place.

Billet d’avion
© artcoom@gmail.com

Conseil n°3 : Préparez-tous les documents nécessaires à votre déplacement

L’organisation est la clé d’un séjour réussi pour motif professionnel. Imprimez toutes vos réservations et classez-les par ordre, de façon à ce que le premier document dont vous aurez besoin soit situé en haut de la pile.

Dans votre dossier, vous devrez donc disposer de votre billet de bus par exemple, de votre billet d’avion ou récapitulatif de votre réservation si vous imprimez le billet directement à l’aéroport, ainsi que la copie de votre réservation d’hôtel.

Ajoutez également un plan qui vous permettra de trouver facilement votre hôtel, ainsi qu’un plan de la ville, avec les adresses des lieux où vous prévoyez de vous rendre. Une photocopie de votre pièce d’identité pourra également être ajoutée à cette pile de document.

Enfin, si vous pensez avoir le temps de faire du tourisme sur place, prenez un petit guide de la ville, ne serait-ce que pour disposer d’une liste de restaurants conseillés ou découvrir les lieux et monuments incontournables.

Conseil n°4 : Dès 2 jours avant le départ, préparez votre valise personnelle et vos affaires professionnelles

L’idéal est de commencer à faire sa valise 48 heures avant le départ, car ça vous laisse le temps d’acheter ou de trouver les éventuelles affaires dont vous ne disposeriez pas tout de suite. Consultez cet article afin d’être sûr de ne rien oublier dans votre valise.

Préparez également un bagage dédié à vos affaires professionnelles, à condition que vous y soyez autorisé, selon le billet d’avion et les options que vous aurez éventuellement réservées. Vous aurez probablement besoin d’ajouter par exemple dans cette mallette un livre de présentation d’un nouveau procédé technique, un ordinateur, un cahier et un stylo…

Si vous êtes limité en terme de poids et de quantité de bagage, mais que vous avez besoin de gardez à proximité de vous votre tablette ou votre ordinateur portable, vous pouvez faire comme moi, c’est à dire utiliser une housse souple pour y placer ces produits dont on ne peut pas se passer lors d’un déplacement. L’avantage de cette housse PC portable PLEMO est sa légèreté. Sa taille réduite est idéale pour accueillir un ordinateur de 15-15.6 pouces, que je glisse ensuite dans mon sac à dos. Elle dispose d’un rembourrage composé de néoprène et d’une doublure en tissu, ce qui permet à mon PC d’être bien protégé contre les éventuels chocs et les rayures. Son design est relativement sobre et parfaitement adapté pour les rendez-vous entre professionnels.

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Conseil n°5 : Départ le Jour J

Avant de partir en direction de la gare ou de l’aéroport, vérifiez que vous ayez pris l’ensemble des affaires dont vous aurez besoin pour travailler à l’étranger.

Partez relativement en avance, pour être sûr d’arriver à l’heure pour le départ de votre train, ou pour accéder dans les temps à la salle d’embarquement de l’aéroport. Vous éviterez toute source de stress et pourrez voyager pour motif professionnel sereinement.